Por Elena Arias Ortiz, Justin Dayhoff, Cynthia Hobbs
¿Cuándo fue la última vez que asociaste la palabra “diversión” con financiamiento? Puede sonar poco común, pero lograr que las finanzas educativas sean interesantes es un desafío urgente. ¿Cómo despertar interés en una tarea administrativa que parece tediosa?
Hoy en día, los líderes escolares tienen responsabilidades muy variadas. Son guías pedagógicos, pero también se espera que actúen como CEOs de sus instituciones, capaces de gestionar las finanzas escolares. Su gestión eficiente de los recursos es esencial para el éxito. Sin embargo, para garantizar ese éxito, necesitan apoyo. Los sistemas e instituciones deben asegurar que los líderes escolares estén equipados para sobresalir en sus roles.
Transformación digital en Jamaica
En Jamaica, el Ministerio de Educación, Juventud e Información está liderando una monumental transformación digital, impulsada por las recomendaciones del Informe de la Comisión de Transformación Educativa de Jamaica 2021.
La estrategia de siete pilares del Ministerio tiene como objetivo transformar el aprendizaje estudiantil, la gobernanza, los sistemas financieros y la infraestructura digital. Iniciativas como Transforming Education for National Development (TREND) reflejan esfuerzos serios por proporcionar materiales educativos de alta calidad, oportunidades de desarrollo profesional y apoyo escalable para las aproximadamente 1,000 instituciones que están bajo su responsabilidad.
Un aspecto clave de esta transformación es la reforma financiera. Tradicionalmente, las escuelas en Jamaica han gestionado sus finanzas de manera individual, utilizando cuentas bancarias privadas y registros manuales. Como parte de la iniciativa TREND, el Ministerio busca digitalizar la gestión financiera a nivel escolar, adoptar nuevas prácticas y utilizar plataformas que puedan mejorar la eficiencia y transparencia del gasto escolar.
Simultáneamente, el Ministerio de Finanzas y Servicios Públicos está impulsando la transformación digital mediante el despliegue del Sistema de Gestión Financiera del Gobierno (Government Financial Management System o GFMS), centralizando las operaciones financieras para lograr mayor eficiencia y responsabilidad. Este esfuerzo cuenta con el apoyo del Departamento del Contador General, que se encarga de capacitar e integrar a los Ministerios de Jamaica, incluido el Ministerio de Educación y las escuelas.
Empoderando a los directores con sistemas simplificados
Para apoyar al Ministerio de Educación y al Ministerio de Finanzas en este esfuerzo, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) inició en 2023 un programa innovador para probar e implementar un sistema que permita rastrear y analizar los ingresos, gastos y datos estudiantiles a nivel escolar. Este sistema facilita las transacciones financieras diarias de manera electrónica y eficiente.
El programa incluye una plataforma centralizada para gestionar datos financieros en las escuelas, las Regiones Educativas y el Ministerio central; el desarrollo de procedimientos operativos para el uso oportuno de datos financieros; y la capacitación de líderes escolares en el uso de la plataforma y del GFMS.
Para ello, se lanzó una asociación con PowerSchool Allovue para implementar su solución Manage en 51 escuelas de Jamaica como proyecto piloto. Las lecciones aprendidas en esta primera fase allanarán el camino para una implementación más amplia.
Haciendo divertidas las finanzas educativas
El objetivo de la plataforma Manage es liberar a los directores de tareas financieras tediosas, mientras se les empodera para alinear estratégicamente los recursos con las necesidades estudiantiles. Información financiera clara y accesible ayuda a los líderes a maximizar sus recursos y enfocarse en lo que realmente importa: servir a los niños y sus comunidades.
Sin embargo, expandir la capacidad de los directores para gestionar recursos estratégicamente no significa convertirlos en contadores. En su lugar, el enfoque se centra en hacer que el aprendizaje financiero sea práctico y atractivo.
Recientemente, durante actividades en Jamaica, nuestro equipo encontró formas de hacer que las finanzas fueran divertidas, utilizando herramientas como la plataforma Manage para apoyar la transición al GFMS. Juegos en equipo sobre conceptos contables, momentos de risas compartidas y una disposición para aceptar errores hicieron que el proceso fuera educativo y ameno.
Avanzando con mejores herramientas
La integración de los datos del GFMS con la plataforma Manage tiene como objetivo empoderar a los administradores escolares y al personal del Ministerio de Educación para acceder a datos financieros en tiempo real, rastrear gastos y tomar decisiones basadas en datos que mejoren la asignación de recursos y los resultados educativos.
Hasta la fecha, las primeras 51 escuelas han participado en orientaciones y capacitaciones para aprender a cargar sus datos financieros al GFMS y visualizarlos de diversas maneras utilizando la plataforma Manage. El objetivo es que todas las escuelas del piloto estén utilizando la plataforma para abril de 2025. Además, el equipo del BID está desarrollando pautas para simplificar la integración del resto de las más de 950 escuelas.
Aunque el resultado inmediato debería ser una gestión más ágil de los recursos escolares, en el fondo, esta transformación busca generar resultados positivos para los niños. Al empoderar a los líderes escolares con las herramientas y el conocimiento que necesitan, aseguramos que los sistemas educativos estén preparados para satisfacer las necesidades únicas de sus estudiantes. Y sí, demostramos que incluso algo tan serio como las finanzas escolares puede abordarse con alegría y creatividad.
Tomado de Enfoque Educación, Blog del BID
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