Se habla mucho de la transformación digital, pero, ¿sabemos realmente qué es la transformación digital (y por tanto qué no es) y qué representa para las organizaciones, en particular para las universidades? En esta entrada vamos a intentar aclararlo.
Aunque la transformación digital viene provocada por las tecnologías digitales, no podemos limitarnos a hablar únicamente de tecnología. La estrategia, y no la tecnología, es la que debe dirigir la transformación digital. Y la estrategia de una organización emana de su misión (su razón de ser) con el propósito de alcanzar su visión (su expectativa ideal para el futuro). Por tanto, para hablar de transformación digital de las universidades debemos partir de la misión de éstas y apoyarnos en una visión clara y ambiciosa que nos situé en el futuro deseado. Así, aunque tenemos que pensar la universidad desde su integridad, podemos analizar separadamente la transformación digital del aprendizaje y la transformación digital de la investigación, las dos misiones principales de la universidad. Y como para cumplir los compromisos de docencia e investigación debemos sustentarnos en la organización (recursos, procesos, información y personas), también analizaremos la transformación digital de la gestión universitaria. Esta última es en la que muchas veces se pone el foco, ya que la informática empezó a implantarse en la gestión y es la que más desarrollada está, y al hablar de digitalización pensamos únicamente en la administración electrónica. Pero si hablamos de verdadera transformación de las universidades, no podemos obviar la transformación de sus negocios nucleares: la formación (trasmisión del conocimiento) y la investigación (generación del conocimiento). Y como la transformación implica necesariamente cambio, vamos a analizar esta componente desde dos perspectivas, la cuantitativa y la cualitativa.
Perspectiva cuantitativa del cambio. Siempre ha habido cambio. Las universidades han evolucionado, adaptando sus estrategias a los cambios del entorno. Mientras los cambios eran suaves y progresivos, se realizaba una evolución incremental y continuada. ¿Qué ha pasado ahora para que todos hablen de transformación? Que la magnitud del cambio es muy grande, por lo que las universidades (y todas las organizaciones) han entrado en una etapa de desorientación y de distanciamiento de la realidad tecnológica y social. Y solo caben dos opciones. Una, superar ese hueco existente y transformarse para acercarse a la nueva realidad social. Dos, quedarse quietos o dar palos de ciego en esta zona desconocida y arriesgarse a desaparecer.
Perspectiva cualitativa del cambio. En el proceso de incorporación de una nueva tecnología, en nuestro caso las tecnologías digitales, se pueden ver cuatro fases claramente diferenciadas. En un primer momento se empieza a jugar con la idea, explorando las posibilidades que esta nueva tecnología puede tener. Visto que la tecnología es interesante, se utiliza para hacer lo viejo a la manera vieja, en el caso que estamos analizando, automatizando las tareas. Pronto vemos que estas nuevas tecnologías nos abren nuevas posibilidades de hacer las cosas, por lo que empezamos a hacer lo viejo pero de una forma nueva, lo que nos permite evolucionar. Pero la verdadera ganancia está cuando seamos capaces de hacer cosas nuevas de modos nuevos, lo que nos transforma. Por tanto, podemos resumir diciendo que la transformación digital de las universidades debe permitirnos hacer cosas nuevas de modos nuevos, lo que engloba dos aspectos: modos nuevos y cosas nuevas. Hasta ahora se ha puesto el foco en los modos nuevos, lo que nos ha llevado a la digitalización de las universidades. Pero la verdadera transformación vendrá de hacer cosas nuevas (sin perder de vista su misión).
Ejemplo 1: transformación digital de la gestión universitaria. En 1998, cuando se empezaba a extender el uso de internet, la Universidad de Alicante puso en marcha el procedimiento de automatrícula para los estudiantes. Esta automatización no completaba todo el proceso de matrícula, pero agilizaba bastante el procedimiento y aligeraba las colas en la secretaría en los periodos de matricula (jugar con la idea). Tras este primer éxito, desarrolló una primera versión del campus virtual, como complemento y copia del campus físico de la universidad, que incluía entre otras cosas el procedimiento de automatrícula. En las primeras versiones, los profesores podíamos tener la ficha y el listado de los alumnos, e incluso publicar notas que podían ver nuestros estudiantes, pero no podíamos rellenar ni firmar actas, para lo que teníamos que desplazarnos a la secretaría del centro para firmar la copia en papel de las actas (utilizar la tecnología para hacer lo viejo a la manera vieja). En 2010 se puso en marcha la sede electrónica de la Universidad de Alicante, lo que permitía realizar trámites de manera totalmente electrónica. Cuando nos planteamos la lista priorizada de procedimientos a implantar, uno de los primeros eran las actas de las notas académicas por su alto impacto, ya que afectaba a toda la universidad (todas las titulaciones) y a todos los colectivos (alumnos, profesores y administrativos). El proyecto de administración electrónica era coliderado por gerencia (la responsable de los procedimientos), secretaría general (la responsable de las certificaciones y la custodia de la documentación oficial) y el vicerrectorado de tecnologías de la información. Y la abordamos desde el principio como una oportunidad para hacer la reingeniería de los procesos. Así, en este caso, se diseñó un procedimiento de relleno, cierre y firma de actas que se pudiera hacer íntegramente por internet, con una doble medida de seguridad por parte del profesor (usuario y contraseña por campus virtual y tarjeta de coordenadas) y con una única firma digital por parte de la secretaría del centro (utilizar la tecnología para hacer lo viejo de modos nuevos). Pero la transformación digital de la gestión universitaria vendrá cuando hagamos cosas nuevas: ¿qué aportará el sistema blockchain a la certificación, pago y acreditación de formación académica?
Ejemplo 2: transformación digital de la formación. Cuando entré en 1995 en la Universidad de Alicante como profesor, al pertenecer al Departamento de Tecnología Informática y Computación, inmediatamente me dieron una dirección de correo electrónico y creé mi página web personal, en la que ponía materiales y documentos que pudieran interesar a mis alumnos y a otros profesores (jugar con la idea). Al poco tiempo la universidad puso en marcha el campus virtual que me permitía comunicación directa con los estudiantes matriculados en mi asignatura y podía dejar los materiales en pdf (apuntes, colección de problemas, exámenes de otros años resueltos…), en lugar de tener que desplazarme hasta la fotocopiadora, eliminando así un intermediario y evitando que los estudiantes hicieran colas eternas en la ventanilla de la fotocopiadora (utilizar la tecnología para hacer lo viejo a la manera vieja). Con la aparición de la web 2.0, surgió la posibilidad de utilizar herramientas de trabajo colaborativo (foros, wikis…) que nos permitieran elaborar conjuntamente los estudiantes y el profesor materiales académicos (utilizar la tecnología para hacer lo viejo de modos nuevos). Pero la transformación digital del aprendizaje vendrá cuando hagamos cosas nuevas: ¿será la versión evolucionada de los MOOC con inteligencia artificial los nuevos apuntes universitarios (libros de texto digitales)?
Cierro esta primera entrada sobre transformación digital de las universidades con la última (de momento) definición de transformación digital que he encontrado en el informe The 2017 State of Digital Transformation de ALTIMETER (ver aquí):
To reflect its current state and direction, for our 2017 report we continue to evolve our definition of digital transformation to mean:
The investment in and development of new technologies, mindsets, and business and operational models to improve work and competitiveness and deliver new and relevant value for customer and employees in an ever-evolving digital economy.
Como se puede ver, la propia definición de transformación digital está viva y sigue evolucionando.
Tomado del Blog Studia XXI con permiso de sus editores
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